Listiny vydané soudy a úřady v cizině, které platí v místě, kde byly vydány, za listiny veřejné, se považují za veřejné listiny i na území České republiky, jestliže jsou opatřeny předepsanými ověřeními. Tato povinnost vyplývá z § 52 zákona č. 97/1963 Sb., o mezinárodním právu soukromém a procesním, v platném znění.
Pro použití v České republice musí být taková listina opatřena vyšším ověřením (superlegalizací) zastupitelského úřadu ČR, který je akreditován pro stát, jehož orgán listinu vystavil.
Výjimka platí pro listiny vystavené orgány státu:
1. se kterým má Česká republika uzavřenu příslušnou bilaterální smlouvu. Seznam těchto smluv lze nalézt na webové stránce Ministerstva spravedlnosti ČR www.justice.cz nebo
2. který je smluvní stranou Haagské úmluvy o zrušení požadavku ověřování cizích veřejných listin ze dne 5. října 1961 (viz vyhl. MZV č. 45/1999 Sb.).
Superlegalizace zastupitelským úřadem ČR následuje po vyšším ověření listiny příslušnými orgány a ministerstvem zahraničních věcí daného státu. Pokud žadatel (občan ČR) nemá možnost požádat o tato předchozí ověření přímo cizí úřady, může se obrátit na příslušný zastupitelský úřad ČR, který mu poskytne informace, jak má dále postupovat. Seznam jednotlivých zastupitelských úřadů je možno nalézt na webových stránkách www.mzv.cz
Je-li stát, jehož orgán listinu vydal, smluvní stranou Haagské úmluvy o zrušení požadavku ověřování cizích veřejných listin ze dne 5. října 1961, provádí konečné ověření listiny formou tzv. apostily příslušný orgán tohoto státu. Bližší informace o tom, který orgán je příslušný k vydání apostilní doložky poskytne zastupitelský úřad ČR nebo místní úřady daného státu. Informace lze též najít na webových stránkách www.hcch.net
Pracovní skupina legalizace může opatřit cizí doklad vyšším ověřením pouze tehdy, je-li vydáván nebo je jeho pravost ověřena zastupitelským úřadem akreditovaným pro Českou republiku a pracovní skupina legalizace disponuje podpisovými vzory a vzory otisků úředních razítek nebo pečetí tohoto zastupitelského úřadu. Poté je tento doklad opatřen vyšším ověřením pracovní skupiny legalizace. Za tento úkon je vyměřován správní poplatek ve výši 600,- Kč, který se vybírá v kolkových známkách (k dostání na každé pobočce České pošty, a.s.).
Výjimku z povinnosti vyššího ověřování listin vydávaných diplomatickými zástupci nebo konzulárními úředníky stanoví Evropská úmluva o zrušení ověřování listin vyhotovených diplomatickými zástupci nebo konzulárními úředníky, přijatá Radou Evropy dne 7. 6. 1968 v Londýně, která byla publikována sdělením MZV č. 287/1998 Sb. a příslušné informace lze nalézt na webové stránce http://conventions.coe.int. Tato výjimka se týká rovněž listin vydaných nebo potvrzených příslušnými cizími zastupitelskými úřady, pokud byla uzavřena bilaterální konzulární úmluva. Seznam těchto bilaterálních úmluv lze najít na webové stránce Ministerstva spravedlnosti www.justice.cz.
Před podáním žádosti o ověření listiny se žadatelům doporučuje přesně zjistit druh dokladů vyžadovaných českými úřady. Pracovní skupina legalizace se při ověřování řídí požadavkem žadatele, jenž si sám určuje počet a druh dokladů, na kterých ověření žádá. Ověřování dokladů se provádí v rámci možností během úředních hodin zpravidla na počkání. Osobní přítomnost žadatele, resp. osoby, na jejíž jméno je doklad vystaven, není nutná. V případě většího počtu dokumentů doporučujeme žadatelům předem se telefonicky domluvit s pracovní skupinou legalizace.
Legalizace dokumentů v poštovním styku:
Ověření listin lze provést i na základě písemné žádosti zaslané v poštovním styku. Žadatel zašle listinu s příslušným předchozím ověřením a průvodní dopis k ověření předmětné listiny, v němž uvede:
stát, ve kterém bude listina použita,
svoji přesnou adresu, na kterou má být listina doručena,
telefonní číslo, event. e-mailovou adresu,
přiloží (nevylepuje) potřebný počet kolkových známek: 600, - Kč za ověření jednoho dokumentu (cizozemské listiny, které jsou vystaveny nebo jejichž pravost je ověřena příslušným velvyslanectvím cizího státu).