1. Ověřování podle Haagské úmluvy o zrušení požadavku ověřování cizích veřejných listin

Dne 16.3.1999 vstoupila pro Českou republiku v platnost Úmluva o zrušení požadavku ověřování cizích veřejných listin, přijatá v Haagu dne 5.10.1961, dále jen Úmluva. Český text Úmluvy, včetně v příloze uveřejněného závazného "Vzoru doložky o ověření apostilou", byl Sdělením Ministerstva zahraničních věcí ČR uveřejněn ve Sbírce zákonů pod č. 45, částka 17. V souvislosti s tím došlo ke změně a určitému zjednodušení procesu ověřování veřejných listin, jež mají být použity v těch cizích státech, které jsou smluvními státy Úmluvy a s nimiž ČR nemá sjednáno osvobození od ověřování prostřednictvím dvoustranných mezinárodních smluv. Zjednodušení v zásadě spočívá v jediném formálním úkonu, t.j. v opatření ověřované listiny ověřovací doložkou, tzv. Apostilou. (čl. 3 odst. 1 a čl. 4 Úmluvy). Odpadá tedy další ověřování listiny, např. zastupitelským úřadem státu, kde má být listina použita

Orgánem pověřeným podle čl. 6 Úmluvy opatřit ověřovanou listinu Apostilou je v České republice:

a) pro listiny vydávané justičními orgány, včetně listin vydávaných nebo ověřovaných notáři Ministerstvo spravedlnosti ČR - mezinárodní odbor,
b) pro ostatní listiny, vydávané nebo ověřené orgány státní správy nebo jinými orgány, Ministerstvo zahraničních věcí ČR - konzulární odbor.

Úmluva se však nevztahuje na ověřování překladů těchto listin do cizího jazyka. Proto se těm, kteří žádají o ověření listiny Apostilou, doporučuje, aby si pořídili její překlad ve státě, kde budou listinu předkládat (používat). Pokud budou trvat na tom, aby např. z finančních důvodů provedl překlad soudní tlumočník v ČR, je vhodné zadat mu listinu k překladu až po jejím ověření Apostilou.

Za konečné ověření Apostilou byl po dohodě s Ministerstvem financí ČR stanoven správní poplatek 100,- Kč a již také předem zahrnut do novelizace zákona o správních poplatcích, publikované pod č. 305/1997 Sb. (položka 5b); při ověřování na ministerstvu spravedlnosti se tento poplatek vybírá v kolcích.

Seznam smluvních států Haagské úmluvy o zrušení požadavku ověřování cizích veřejných listin (ke dni 27.2.2001):

Vzhledem k velkému počtu apostilních úřadů všech smluvních států Úmluvy a dále s ohledem na to, že názvy těchto úřadů jsou k dispozici pouze v angličtině a francouzštině a jejich překlad by byl nejen nákladný, ale mnohdy i ne zcela přesný, nejsou zde uváděny. Jejich seznam je přístupný na Internetu na stránkách Haagské konference pod následující adresou: http://www.hcch.net/. Po otevření stránek a výběru jazyka se v přehledu položek označených modře zvolí heslo status, a když se objeví číselný seznam jednotlivých smluv, označí se číslo 12, pod nímž je tato úmluva vedena, a poté se objeví přehled jednotlivých smluvních států, jejich apostilních úřadů a rovněž datum, od kdy vstoupila pro ten který stát úmluva v platnost. Na uvedené internetové adrese lze nalézt aktualizovaný seznam členských států úmluvy.

2. Vyšší ověření listin (tzv. superlegalizace) podle § 62 zákona č. 97/1963 Sb., o mezinárodním právu soukromém a procesním

Tento způsob ověření platí pro listiny, jež mají být použity ve státech, s nimiž nemá ČR sjednáno osvobození od vyššího ověření prostřednictvím dvoustranné mezinárodní smlouvy a které nejsou členskými státy shora citované Úmluvy.

U justičních listin a listin vydávaných nebo ověřovaných notáři superlegalizaci provádí Ministerstvo spravedlnosti ČR. Poté následuje další vyšší ověření Ministerstvem zahraničních věcí ČR a navazující ověření zastupitelským úřadem toho státu, kde má být listina použita.

U listin vydávaných nebo ověřených orgány státní správy toto vyšší ověření provádí přímo Ministerstvo zahraničních věcí ČR a pak následuje ověření příslušným zastupitelským úřadem.

Za superlegalizaci listiny se na Ministerstvu spravedlnosti ČR vybírá správní poplatek ve výši 30,- Kč v kolcích.

Seznam států, s nimiž má ČR uzavřenu dvoustrannou smlouvu o právní pomoci, ve které jsou specifikovány veřejné listiny, jež jsou osvobozeny od vyššího ověření :

Poznámka:

V případech, kdy je dvoustrannou smlouvou sjednáno s druhým smluvním státem osvobození od ověřování a tento stát je zároveň smluvním státem Úmluvy o zrušení požadavku ověřování cizích veřejných listin, má dle čl. 3 odst 2 a čl. 8 této úmluvy přednost dvoustranná smlouva, tj. listiny není třeba ověřovat ani Apostilou.

Oba výše uvedené způsoby ověřování listin, jež mají být použity v cizině, provádí
Ministerstvo spravedlnosti ČR na adrese: Vyšehradská 16, 128 10 Praha 2.
Úřední dny: pondělí - pátek 8.00 - 12.00 hodin