Ověřování listin, které mají být použity v cizině | Související platné předpisy

1. Ověřování podle Haagské úmluvy o zrušení požadavku ověřování cizích veřejných listin

Dne 16.3.1999 vstoupila pro Českou republiku v platnost Úmluva o zrušení požadavku ověřování cizích veřejných listin, přijatá v Haagu dne 5.10.1961, dále jen Úmluva. Český text Úmluvy, včetně v příloze uveřejněného závazného "Vzoru doložky o ověření apostilou", byl Sdělením Ministerstva zahraničních věcí ČR uveřejněn ve Sbírce zákonů pod č. 45, částka 17. V souvislosti s tím došlo ke změně a určitému zjednodušení procesu ověřování veřejných listin, jež mají být použity v těch cizích státech, které jsou smluvními státy Úmluvy a s nimiž ČR nemá sjednáno osvobození od ověřování prostřednictvím dvoustranných mezinárodních smluv. Zjednodušení v zásadě spočívá v jediném formálním úkonu, t.j. v opatření ověřované listiny ověřovací doložkou, tzv. Apostilou. (čl. 3 odst. 1 a čl. 4 Úmluvy). Odpadá tedy další ověřování listiny, např. zastupitelským úřadem státu, kde má být listina použita

Orgánem pověřeným podle čl. 6 Úmluvy opatřit ověřovanou listinu Apostilou je v České republice:

a) pro listiny vydávané justičními orgány, včetně listin vydávaných nebo ověřovaných notáři Ministerstvo spravedlnosti ČR - mezinárodní odbor,
b) pro ostatní listiny, vydávané nebo ověřené orgány státní správy nebo jinými orgány, Ministerstvo zahraničních věcí ČR - konzulární odbor.

Úmluva se však nevztahuje na ověřování překladů těchto listin do cizího jazyka. Proto se těm, kteří žádají o ověření listiny Apostilou, doporučuje, aby si pořídili její překlad ve státě, kde budou listinu předkládat (používat). Pokud budou trvat na tom, aby např. z finančních důvodů provedl překlad soudní tlumočník v ČR, je vhodné zadat mu listinu k překladu až po jejím ověření Apostilou.

Za konečné ověření Apostilou byl po dohodě s Ministerstvem financí ČR stanoven správní poplatek 100,- Kč a již také předem zahrnut do novelizace zákona o správních poplatcích, publikované pod č. 305/1997 Sb. (položka 5b); při ověřování na ministerstvu spravedlnosti se tento poplatek vybírá v kolcích.

Seznam smluvních států Haagské úmluvy o zrušení požadavku ověřování cizích veřejných listin (ke dni 27.2.2001):

1. Andorra
2. Antigua a Barbuda
3. Argentina
4. Arménie
5. Austrálie
6. Bahamy
7. Barbados
8. Belgie
9. Belize
10. Bělorusko
11. Bosna a Hercegovina
12. Botswana
13. Brunej Darussalam
14. Bulharsko - od 29.4.2001
15. bývalá Jugoslávská republika Makedonie
16. Česká republika
17. Fidži
18. Finsko
19. Francie
20. Hong Kong
21. Chorvatsko
22. Irsko
23. Itálie
24. Izrael
25. Japonsko
26. JAR
27. Kazachstán
28. Kolumbie
29. Kypr
30. Lesotho
31. Libérie
32. Lichtenštejnsko
33. Litva
34. Lotyšsko
35. Lucembursko
36. Macao
37. Maďarsko
38. Malawi
39. Malta
40. Marshallovy ostrovy
41. Mauricius
42. Mexiko
43. Namibie
44. Německo
45. Niue
46. Nizozemí
47. Norsko
48. Panama
49. Portugalsko
50. Rakousko
51. Rumunsko - od 16.3.2001
52. Ruská federace
53. Řecko
54. Salvador
55. Samoa
56. San Marino
57. Seychely
58. Slovinsko
59. Surinam
60. Svatý Kryštof a Nevis
61. Svazijsko
62. Španělsko
63. Švédsko
64. Švýcarsko
65. Tonga
66. Trininad a Tobago
67. Turecko
68. USA
69. Velká Británie
70. Venezuela

Vzhledem k velkému počtu apostilních úřadů všech smluvních států Úmluvy a dále s ohledem na to, že názvy těchto úřadů jsou k dispozici pouze v angličtině a francouzštině a jejich překlad by byl nejen nákladný, ale mnohdy i ne zcela přesný, nejsou zde uváděny. Jejich seznam je přístupný na Internetu na stránkách Haagské konference pod následující adresou: http://www.hcch.net/. Po otevření stránek a výběru jazyka se v přehledu položek označených modře zvolí heslo status, a když se objeví číselný seznam jednotlivých smluv, označí se číslo 12, pod nímž je tato úmluva vedena, a poté se objeví přehled jednotlivých smluvních států, jejich apostilních úřadů a rovněž datum, od kdy vstoupila pro ten který stát úmluva v platnost. Na uvedené internetové adrese lze nalézt aktualizovaný seznam členských států úmluvy.

2. Vyšší ověření listin (tzv. superlegalizace) podle § 62 zákona č. 97/1963 Sb., o mezinárodním právu soukromém a procesním

Tento způsob ověření platí pro listiny, jež mají být použity ve státech, s nimiž nemá ČR sjednáno osvobození od vyššího ověření prostřednictvím dvoustranné mezinárodní smlouvy a které nejsou členskými státy shora citované Úmluvy.

U justičních listin a listin vydávaných nebo ověřovaných notáři superlegalizaci provádí Ministerstvo spravedlnosti ČR. Poté následuje další vyšší ověření Ministerstvem zahraničních věcí ČR a navazující ověření zastupitelským úřadem toho státu, kde má být listina použita.

U listin vydávaných nebo ověřených orgány státní správy toto vyšší ověření provádí přímo Ministerstvo zahraničních věcí ČR a pak následuje ověření příslušným zastupitelským úřadem.

Za superlegalizaci listiny se na Ministerstvu spravedlnosti ČR vybírá správní poplatek ve výši 30,- Kč v kolcích.

Seznam států, s nimiž má ČR uzavřenu dvoustrannou smlouvu o právní pomoci, ve které jsou specifikovány veřejné listiny, jež jsou osvobozeny od vyššího ověření :

1. Afghánistán 44/1983 Sb.
2. Albánie 97/1960 Sb.
3. Alžírsko 17/1984 Sb.
4. Belgie 59/1986 Sb.
5. Bulharsko 3/1978 Sb.
6. Francie 83/1985 Sb.
7. Itálie 508/1990 Sb.
8. Jemen 76/1990 Sb.
9. Jugoslávie 207/1964 Sb. - Platí pro všechny nástupnické státy po bývalé SFRJ.
10. Korea ( KLDR ) 93/1989 Sb.
11. Kuba 80/1981 Sb.
12. Kypr 96/1983 Sb.
13. Maďarsko 63/1990 Sb.
14. Mongolsko 106/1978 Sb.
15. Polsko 42/1989 Sb.
16. Portugalsko 22/1931 Sb.
17. Rakousko 9/1963 Sb.
18. Rumunsko 1/1996 Sb.
19. bývalý SSSR 95/1983 Sb. - Smlouva je dodržována nástupnickými státy de facto. (Přesto je třeba doporučit, aby si žadatelé ověřili předem, zda skutečně nebude ověření listin požadováno.)
20. Řecko 102/1983 Sb.
21. Slovensko 209/1993 Sb.
22. Sýrie 8/1985 Sb.
23. Španělsko 6/1989 Sb.
24. Švýcarsko 9/1928 Sb.
25. Vietnam 98/1984 Sb.

Poznámka:

V případech, kdy je dvoustrannou smlouvou sjednáno s druhým smluvním státem osvobození od ověřování a tento stát je zároveň smluvním státem Úmluvy o zrušení požadavku ověřování cizích veřejných listin, má dle čl. 3 odst 2 a čl. 8 této úmluvy přednost dvoustranná smlouva, tj. listiny není třeba ověřovat ani Apostilou.

Oba výše uvedené způsoby ověřování listin, jež mají být použity v cizině, provádí
Ministerstvo spravedlnosti ČR na adrese: Vyšehradská 16, 128 10 Praha 2.
Úřední dny: pondělí - pátek 8.00 - 12.00 hodin